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TOP商品を探す「修理・点検・工事管理システム」Kengin Workflow System > Kengin Workflow System導入事例

修理・点検・工事に役立つシステム"Kengin Workflow System"/利用者の声

データベース化で作業効率化を実現

■業種 測定機器の修理メンテナンス
■修理業務の課題 過去の修理データがデータベース化されていないため「修理の履歴を追うこと」や「修繕にいくらかかったのか」など、確認に時間かかっていました。営業担当など他部署からの確認は出来ていない状況でした。
■導入効果 顧客データ・現場図・機器台帳・修理履歴・保守履歴・作業報告・作業業者情報などをデータベース化しました。その結果、過去データの検索・閲覧が誰でも可能になり、全社でも物件管理が可能になり業務の効率化を促しています。

作業進捗の「見える化」で管理体制強化

■業種 防災設備の設置工事と修理
■修理業務の課題 「作業状況が把握されていない」「協力企業の運用状況も把握されていない」など作業者の進捗管理が担当者だけの管理になっていました。そのため、作業者の配置が非効率になり、対応に遅れが生じています。
■導入効果 作業進捗状況と作業者のスケジュールを関連部署全体で「見える化」し把握することにより、客先への迅速な対応が可能になりました。作業量の偏りをなくし、個人でなく会社として対応する管理体制が取れています。

データ分析で提案力アップ

■業種 医療機器の修理メンテナンス
■修理業務の課題 作業者や委託先の評価を計画したいのですが、作業記録の集計ができていないため実施できていませんでした。
■導入効果 作業結果をデータベース化することにより、作業者の評価はもちろん、アフターサービス委託先の成績評価、サービスマンのスキルチェックと成績評価も可能となりました。また、納入履歴、修理履歴、の管理を行い製品改良、りプレース提案に結びつけています。

保守情報のデータベース化で契約拡大

■業種 産業機器の設置工事と修理点検
■修理業務の課題 受注環境の厳しさから利益率低下傾向が続いています。これに歯止めをかけるために「顧客の囲い込み」が必要でした。
■導入効果 保守契約情報をデータベース化して、客先設備の経年による定期点検時期を「見える化」しました。また、お知らせや、予防保全提案がタイムリーにできるようにして、客先の信頼を得て保守契約の拡大に結びつけています。

作業日報の作成が簡単に

■業種 工業設備の設置工事
■修理業務の課題 作業日報は事務要員が作成していたのですが「事務要員は他の事務作業が多い」「業者からの報告遅れが多い」などの理由で作業日報の作成に手間取っていました。
■導入効果 システムでは受付内容から作業時間、作業内容が処理の中で自動的に登録されていきます。作業日報は画面から確認するだけの作業となり、印刷も簡単にできるようになりました。

メンテナンス作業計画が無駄なく作成

■業種 産業機器のメンテナンス会社
■修理業務の課題 作業者のスケジュールをホワイトボードで管理していたのですが「記入が遅い」「訂正されていない」など、正確な確認ができませんでした。そのため、メンテナンスの作業計画に時間がかかっていました。
■導入効果 システムを利用するようになり、作業者のスケジュールはすべてシステムで管理しています。全員が正確でリアルタイムな情報共有が可能となり、メンテナンスの作業計画が無駄なく作成できています。

修理対応件数を増やして残業コスト削減

■業種 空調機の修理と管工事
■修理業務の課題 近年、修理件数が増えてきました。作業者は社員なので、当時、残業コスト増大が経営問題になっていました。増員は難しいため作業効率を上げるしかなかったのです。
■導入効果 システムの作業割り当て機能で無駄のない作業手配が可能になりました。作業者一人当たりの修理対応件数がアップしたのです。一人当たりの対応件数が増えたことにより、残業で対応していた案件が定時内で対応できるようになりました。残業コストも削減されています。

手配時間を短縮してコスト削減

■業種 冷凍機器の修理・点検会社
■修理業務の課題 作業者は協力業者で対応しています。協力業者の場合、スケジュール管理が難しく、作業手配に時間がかかっていました。また、作業状況の確認にも時間を要していました。
■導入効果 システムのスケジュール機能と作業状況のモニターリング機能で作業手配が効率化されました。作業者のスケジュールと作業状況が正確に把握でき、作業手配の運用が軽減されました。以前は数十分かかっていた手配時間が数分で対応できるようになり、その分のコストも軽減されています。

作業報告のルールを変えて事務作業を軽減

■業種 掲示板の修理・点検会社
■修理業務の課題 修理業務に係わる事務要員の作業の多さに悩んでいました。原因は、自社作業者の作業報告と協力業者からFAXで届く作業報告の登録作業が多いからです。
■導入効果 作業者にはモバイル端末を持たせ現場の空いた時間で作業報告を登録させるようにしました。協力業者には手書きのFAX送信を止め、協力業者のパソコンからシステムへ直接登録させることにしました。結果、事務要員の作業が軽減されています。

作業報告をデータベース化して業務効率をアップ

■業種 産業機器メーカー
■修理業務の課題 今まで、作業報告は紙で残していました。紙ベースなので探したり持ち出すのが面倒です。例えば作業者は、現場で過去の作業内容を活用したい場合、事前に作業報告を探し、コピーして、カバンに入れ、現場へ向かっていたのです。昔し作業報告をEXCELで管理したのですが上手く行きませんでした。
■導入効果 システムでは作業報告がデータベース化されています。作業者は準備なく現場から携帯電話だけで過去の作業報告を確認できます。さらに、データベースなので作業結果の検索や分析が簡単にできるので役立っています。

定期点検の準備作業が軽減

■業種 電気工事とビルメンテナンス
■修理業務の課題 定期点検の準備作業に時間がかかっていました。また、作業忘れも時々発生していました。
■導入効果 システムの点検機能を使って運用するようになり、準備作業の時間が短縮され作業忘れもゼロになっています。例えば「来月予定の点検作業は」とクリック操作するだけで点検予定が表示され作業指示も簡単に出来きます。システム利用前は何時間もかかっていた定期点検準備が、システムなら数分で対応が可能です。もちろん、正確で作業忘れもありません。

現場管理強化で信用アップ

■業種 ビル清掃
■修理業務の課題 ビルの清掃契約数が落ち込み売上が減少していました。原因は、作業員の現場管理に問題があり「予定時間に来ない」「作業品質が悪い」など信用が低下したからです。
■導入効果 まず作業者の教育を徹底しました。次にシステムの力を借り、モニターリング機能で作業者の勤怠と作業結果がリアルタイムで管理できるようにしました。。結果、遅刻も減り作業品質も改善され、信用もアップしています。システムが売上回復に貢献しています。

システムを武器にして売上増大へ

■業種 POSレジの修理・点検
■修理業務の課題 システムの利用で業務は効率化したのですが、修理契約数が落ちていました。しかし、システム利用が思わぬ切っ掛けで新規の修理契約に結びついたのです。
■導入効果 異業種である外資系のゲーム機の修理・点検を新規契約することになったのです。 その契約の決め手は外資系の担当者がメンテナンス部の修理対応を見学したとき、作業状況の大型モニターリング画面をみて作業者の状況をリアルタイムで監視していたことが評価されたからです。

予防保全で競業他社に勝つ

■業種 厨房機器の工事・修理・点検
■修理業務の課題 近年、修理業界も競争が激しくなってきました。経営戦略として予防保全をサービスメニューにして他社差別化を図ることにしました。
■導入効果 そのためには、故障の傾向など分析が必要になるためシステムを採用することにしました。システムを半年ほど運用すると故障データも貯まり、故障機器と不具合部品の関連性などが簡単に分析できるようになり、お客さまへ予防保全の良い提案ができるようになりました。今では予防保全を強みとして競業他社と差別化を図り、新規契約に結びつけています。

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