Kengin Workflow Systemシリーズ「修理・点検・工事管理システム」 ｜オープンクラウドマーケットプレース

KenginWorkflowSystemのクラウドサービスは、中小から大手まで多くの企業で利用されています。その実践的なノウハウを取り入れ進化してきました。企業の修理、点検、工事業務に役立つシステムとして自信もってお奨めできます。
主な機能は、作業指示やスケジュール管理、定期点検の管理など手配者に役立つ機能、作業者には作業報告やスケジュール機能などがモバイルで使え、現場でも活用できます。管理者には作業状況がリアルタイムに把握できるモニターリング機能や顧客情報や履歴データの管理など用意しています。

次の様な課題がある場合に効果が発揮されます。

• 修理対応に時間がかかっている
• 現場の状況や全体の案件が把握できない
• 作業者のスケジュールが”正確でない”
• 作業報告の登録に時間がかかっている
• 定期点検作業の準備に時間がかかる
• 顧客情報の確認も時間がかかる
• 作業の記録がデータとして残っていない
  

システムは、クラウドサービスなので手軽に低価格でスタートできます。
また、現場での操作を考えスマートフォンやタブレットも利用できます。

システムの概要

作業指示と作業報告

手配者は作業者のスケジュールを確認しながら簡単な操作で作業指示が出せます。指示を受けた作業者は承認通知ができ、手配者は作業者の承認をリアルタイムで確認できます。また、作業者は現場で作業報告の登録もできます。

作業の進捗管理

管理者は修理案件の進捗状況が正確に把握できます。また、作業者が「今、現場に入った」「今、作業が終わった」など、現場の状況もリアルタイムでモニターリングできます。

スケジュール管理

手配者は作業者全員のスケジュールが正確に把握できます。作業者は現場や自宅で自分の作業スケジュールと作業指示の内容が確認できます。

定期点検の管理

多数の定期点検の準備作業も簡単になります。作業指示は対象の作業者へ一斉通知ができ、通知を受けた作業者はスケジュール画面で確認できます。

顧客、機器情報の管理

設置機器や保守契約などの顧客情報がデータベースで管理できます。修理受付時や点検時の顧客情報が正確に確認できます。更に現場でもスマートフォンがあれば簡単に確認できます。

データベースの活用
（作業報告の記録・検索、業務改善の分析）

作業報告は全てデータベースに記録されます。作業者はスマートフォンで現場から役立つ情報が取り出せます。管理者は業務改善に役立つ分析データとしても活用できます。また、顧客情報や機器情報のマスター管理もできます。

システムの特長

クラウドサービスで提供

システムはクラウドサービスで提供します。サーバー導入やソフトウェアの設定など、煩わしい準備は必要ありません。ホームページが見れるパソコンと携帯電話やスマートフォンだけ用意できれば利用できます。

オープンな利用環境

システムはパソコン画面だけでなく、タブレット端末やスマートフォンからも利用できます。例えば作業者がスマートフォンで現場で作業報告を登録したり、管理者が外出先からタブレットで進捗確認も可能です。

リーズナブルな価格

クラウドサービスなのでサーバー購入やネットワーク契約など高価な初期投資が不要です。月額低価格な定額料金だけで運用ができます。

課題と効果

手配者の機能

• 顧客情報が管理できる
• 正確な進捗管理ができる
• 過去の作業履歴がデータで残る

パソコン画面から作業者の正確なスケジュールが確認できます。作業手配は正確なスケジュールを確認しながら適切な作業者へクリック操作だけで作業指示ができます。作業者からの指示回答や作業完了も素早く確認できます。

利用イメージ

システム利用を機に修理受付センターを立ち上げ（写真左）サービス向上を実施。システムを囲んで作業者の正確な状況を確認（写真中）。システム利用前は専任の担当者が手配作業を実施していたが、現在はシステムを利用することにより誰でも手配作業ができるようになる（写真右）。

画面イメージ

作業者の割当て画面 作業者のスケジュールを確認しながら、作業者を特定（割当て）できます。割当てされた作業者には作業指示メールが送信されます。

作業者の機能

• 現場で役立つ情報を閲覧
• 作業報告が簡単に

作業者は携帯電話のボタン操作だけで現場から正確な報告ができます。手配された作業指示の回答も、現場到着や作業完了も携帯電話のボタン操作だけで簡単、正確に報告できます。協力企業もインターネット経由で作業指示や報告登録ができます。

利用イメージ

空いた時間に車中で報告書を登録（写真左）。点検チェックの記録をタブレット端末で登録（写真中）。現地到着や作業完了通知をスマートフォンのクリック操作だけで報告（写真右）。

画面イメージ

スマートフォンでの作業予定画面	作業者は現場で自分の作業予定や指示内容が確認できます（画面左）。作業指示の内容はメールでも確認でき（画面下）、携帯電話の簡単なクリック操作だけで現場到着や作業完了の報告ができます。
	携帯電話の作業指示メール

※企業名、住所は架空です。

管理者の機能

• 進捗管理を強化
• 現場の作業状況も確認できる
• 過去の作業履歴が取得できる

作業者の状況や遅れている作業などすべての進捗状況がスマートフォンやタブレットのタッチ操作だけで確認できます。また、過去の作業履歴も簡単に確認できます。管理強化で作業効率アップとコスト削減を実現します。

利用イメージ

リアルタイムで変化する作業状況を大型モニターで映出して（写真中）グループ全員で管理。タブレット端末で外出先から作業状況を確認（写真左）。社長も進捗状況を確認（写真右）。

画面イメージ

作業の進捗画面

作業者の進捗状況が確認できます。青は作業中など、色によって進捗状況が判断できます。また、現場の住所など詳細な内容も確認できます。
※表示の瀬戸製作所は架空の企業です。

設置機器マスター画面

設置機器や保守契約などの顧客情報がデータベースで管理できます。

作業履歴データ検索画面

過去の修理履歴、点検履歴のデータは全てシステムのデータベースに記録されています。過去の作業履歴データは簡単に確認、取得できます。また、データの出力機能を使えば、故障傾向や作業者、委託先の成績評価などの分析データとして活用できます。

※ 上記記載された製品はそれぞれの各社の製品名、商標または登録商標です。

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